ΣΧΕΔΙΑΣΗ ΚΑΙ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΑΙ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ: THESEUS

Abstract

Η παρούσα διπλωματική εργασία παρουσιάζει το Theseus, μια προηγμένη διαδικτυακή πλατφόρμα που έχει σχεδιαστεί για την ψηφιοποίηση και την αυτοματοποίηση της διαχείρισης ακαδημαϊκών και διοικητικών εγγράφων σε πανεπιστημιακά περιβάλλοντα. Το Theseus αντιμετωπίζει κοινές λειτουργικές ανεπάρκειες παρέχοντας ολοκληρωμένες ψηφιακές λύσεις που βελτιώνουν τις ροές εργασιών των εγγράφων, ενισχύουν την ασφάλεια και βελτιώνουν την προσβασιμότητα για το πανεπιστημιακό προσωπικό, τους καθηγητές, τους φοιτητές και το διοικητικό προσωπικό. Η κύρια λειτουργικότητα του Theseus περιστρέφεται γύρω από τις ισχυρές δυνατότητες διαχείρισης τύπων εγγράφων. Η διαδικασία δημιουργίας των εγγράφων αυτών ξεκινά με τους διαχειριστές να ορίζουν ένα πρότυπο PDF και να χρησιμοποιούν μια διαισθητική διεπαφή για τη διαμόρφωση διαφόρων διαδραστικών στοιχείων, που αναφέρονται ως πεδία εισαγωγής, απευθείας σε αυτά τα πρότυπα PDF. Τα πεδία αυτά περιλαμβάνουν εισόδους κειμένου, πλαίσια υπογραφής, πλαίσια ελέγχου, αναπτυσσόμενα πεδία επιλογής χρήστη και σφραγίδες, επισημαίνοντας σαφώς τα ακριβή σημεία εισαγωγής δεδομένων για τους τελικούς χρήστες. Αφού ρυθμιστούν, αυτά τα πεδία εισαγωγής αποτελούν τη βάση δομημένων ροών εργασιών που καθοδηγούν συστηματικά τους χρήστες στα στάδια της ολοκλήρωσης του εγγράφου. Η πλατφόρμα διαχειρίζεται δυναμικά αυτές τις ροές εργασιών επιβάλλοντας δικαιώματα βάσει ρόλων και καθορίζοντας σαφώς τις ευθύνες των χρηστών σε κάθε στάδιο. Επιπλέον, οι ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πραγματικό χρόνο ενημερώνουν τους χρήστες άμεσα για τις εκκρεμείς εργασίες τους, ενισχύοντας σημαντικά την αποτελεσματικότητα και την ανταπόκριση της διαδικασίας χειρισμού εγγράφων. Τεχνολογικά, το Theseus αξιοποιεί μια στιβαρή και σύγχρονη στοίβα που περιλαμβάνει FastAPI για υπηρεσίες backend, React.js για απόκριση frontend, MySQL σε συνδυασμό με SQLAlchemy για διαχείριση δεδομένων, Redis για έλεγχο συνόδων και καταγραφή στατιστικών και MinIO για ασφαλείς λύσεις αποθήκευσης αρχείων. Ένα σημαντικό τεχνικό επίτευγμα που αναδεικνύεται στην παρούσα διπλωματική εργασία είναι η ακριβής ενσωμάτωση και επικάλυψη διαδραστικών πεδίων σε απεικονιζόμενα έγγραφα PDF, παρέχοντας μια ομαλή και ακριβή εμπειρία αλληλεπίδρασης για τους τελικούς χρήστες. Συμπερασματικά, το Theseus προσφέρει αξιοσημείωτες βελτιώσεις στη διοικητική αποτελεσματικότητα, την ασφάλεια και την εμπειρία του χρήστη, τοποθετώντας τον εαυτό του ως ένα απαραίτητο εργαλείο για τις σύγχρονες ακαδημαϊκές και διοικητικές διαδικασίες.